江西师范大学会议场所使用规定
发布时间:2012-09-22 浏览次数:

为规范校内会议场所的使用,提高会议场所使用效率,特制定以下规定。

一、适用范围

青山湖校区:大礼堂、演奏厅、图书馆报告厅、田家炳楼各会议室、综合楼圆厅会议室等;

瑶湖校区:体育馆篮球场、音乐艺术广场剧场、先楼实验剧场、惟义楼学术报告厅、图文信息中心接待室和各报告厅等。

二、使用对象

1、学校各学院、各单位。

2、在满足校内各学院、各单位使用会场的基础上,对校外各单位、企业、协会等团体适量开放。

三、会议场所使用细则

1、校内外各单位使用会议场所,均需到场馆管理中心办理会场申请登记手续,除交纳会场使用费外,若需提供其他服务项目所产生的费用,经双方确认后由场馆管理中心收取。

2、若学校有重要接待任务、举办大型活动或召开会议的,各学院、各单位必须服从调配,统一协调安排。

3、校内外单位使用会场一律按照《场馆有偿使用收费标准》交纳费用。

4、会场使用日期如有变更,使用单位需提前到场馆管理中心办理变更手续。

5、会议期间,场内的音响、灯光等设备,需由会场专业技术人员操作,其他人员不得擅自使用、移动、拆卸会场内公共设施设备。造成会场设施设备损坏、遗失的要按价赔偿。

6、会议场所禁止带入食物、有色饮料,禁止吸烟。

7、会议活动结束后,会场服务(管理)人员,应会同借用单位承办人员对会议场所设施设备进行清点验收,若有损坏或遗失,请借用单位承办人员当场确认。

8、使用单位因活动需要张贴材料或布置场所等,必须做到整洁、规范,并保证在用完后能及时彻底清除,不残留污渍。未经允许不得悬挂、张贴会标、海报等。车辆应按指定地点停放。

四、会场使用收费原则

1、以学校名义召开的各类会议,采取免费使用会场原则;学校各学院和机关单位召开的各类会议,按校内标准支付会场管理费,不需支付基本茶水费,但若涉及会议特殊服务或其他费用需自行承担

2、收费以半天计算:上午08∶00—12∶00,下午13∶00—17∶00,晚上18∶00—22∶00。

3、使用方提早或延长使用场地时,必须是该时段无人预定使用时方可办理,每提早或逾时使用未达到1小时者,以1小时计,按该时段租金1/4计算。

4、校外单位获准借用会议场所者,先缴纳费用的1/3作为订金,余额于活动开始前缴清,除天灾或不可抗力因素外,已缴纳之费用概不退还。

5、校内单位使用会场不需支付订金和押金。校外单位使用会场前,视情况支付一定数额的押金,原则上不少于会场租金的1/2。

6、申请者变更使用时间,须于原申请使用会场日期3天前以书面方式提出,申请变更仅限一次,超过期限未使用者,恕不退还订金。

7、预约场地期限以6个月内为原则。外单位已申请核定使用场地,因学校临时急用,经协调取消者,其订金予以退还。

8、各会议场地进行布置或拆场时间超过1小时者,按该场租1/2计算。

五、会场使用办理程序

1、登记

校内外各使用单位应提前一周与场馆管理中心联系,按要求填写《会场使用申请登记表》。

校外各单位、企业、协会等团体使用会场,须到场馆管理中心提出申请,需提供活动计划书:含使用场地范围、会议议程表,审核通过后方可使用。

2、确认

场馆管理中心根据使用单位的要求,确认会场及服务项目,并填写确认单。

3、支付订金和押金

校内各单位无需支付订金和押金。校外单位借用会议场所,须在确认会场及服务项目后,支付订金和押金。

4、交付余款。

六、本规定自颁发之日起执行。